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北京佑安醫(yī)院

處內(nèi)制度

首都醫(yī)科大學附屬北京佑安醫(yī)院檔案管理制度

發(fā)布機構：審計處 瀏覽次數(shù)： 發(fā)布時間：2013-02-06
字號： + - 14

 

第一章    總則
第一條    內(nèi)部審計檔案，是審計處在進行審計活動中直接形成的、具有保存價值的、以紙質(zhì)、磁質(zhì)、光盤和其他介質(zhì)形式存在的歷史記錄。審計檔案是醫(yī)院檔案的重要組成部分。
第二條   本制度所指審計檔案管理是指審計處建立審計檔案并進行收集、整理、保管、利用、編研、統(tǒng)計、鑒定和移交的活動。
 
第二章    內(nèi)部審計檔案歸檔材料的范圍
第三條    歸入內(nèi)審檔案的文件材料包括：立項性文件材料、證明性文件材料、結論性文件材料和備查性文件材料。
1、 立項性文件材料：審計通知書、審計委托書、審計實施方案，有關審計項目的請示、報告、批示等文件資料。
2、 證明性文件材料：審計證據(jù)（含承諾書）、審計工作底稿。
3、 結論性文件材料：審計報告、相關會議紀要、審計報告征求意見書、復核意見書、審計意見書、審計建議書、移送處理書、審計處罰決定書、審計文書送達回證等。
4、 其它備查文件材料。
第四條    審計檔案內(nèi)的文件材料按結論性文件材料、證明性文件材料、立項性文件材料、其他備查文件四個部分進行排列。
 
第三章    審計檔案管理
第五條    審計檔案管理按審計項目案卷形成過程實行分工負責制。同時，在業(yè)務管理上接受上級審計機關和單位綜合檔案管理部門的指導和監(jiān)督。審計處設兼職檔案員，負責完成案卷的收集、登記、保管及次年在規(guī)定的時間向醫(yī)院檔案室移交。
第六條   審計檔案的建立實行審計組負責制。審計項目確定后，審計組長即為負責該項目歸檔的責任人。審計項目開始實施，歸檔責任人應注意及時收集相關文件和材料，待項目終結時，對所有文件、材料進行整理、鑒別和取舍，并進行歸類組卷。
第七條   審計檔案的建立，采取誰審計誰立卷、審結卷成、定期歸檔的責任制度。
第八條   審計檔案按審計項目立卷，一個項目一卷。跨年度項目在項目終結年度立卷。
第九條   審計案卷內(nèi)的文件材料按結論性文件材料、證明性文件材料、立項性文件材料為序排列。結論性文件材料采用逆審計程序并結合文件材料的重要程度進行排列；證明性文件材料按與審計報告所列問題和審計評價意見相對應的順序依次排列；立項性文件材料按文件材料形成時間順序并結合文件材料的重要程序進行排列。
第十條   除審計項目形成檔案外，日常工作中下列檔案由檔案管理人員負責管理：
1、 上級部門及醫(yī)院領導對審計工作的指示、批復及有關規(guī)定、辦法、通知及文件。
2、 醫(yī)院有關審計工作的規(guī)章制度、工作計劃、工作總結、請求、報告等文件。
3、 審計處的機構改革、人事任免文件及崗位責任制。
4、 在審計工作會或醫(yī)院會議上發(fā)言稿件及會議的主要文件。
5、 其它與審計有關的檔案。
          第十一條  審計案卷內(nèi)的文件材料排列規(guī)則和順序如下：
1、 正件在前、附件在后。
2、 定稿在前、修改稿在后。
3、 批得有前，請求在后。
4、 重要文件材料在前，次要文件材料在后。
5、 匯總性材料在前，基礎性材料在后。
          第十二條  審計檔案的保管期限按審計項目案卷的保存價值確定，分為永久、長期、短期三種。
          第十三條  審計檔案的密級及保密期限應按卷內(nèi)文件的最高密級確定，一般永久性檔案定為絕密級，長期性檔案定為機密級，短期性檔案定為秘密級，并在檔案卷封面上作出標識。
          第十四條  查閱審計檔案，一般限定在審計處內(nèi)部。如有特殊情況需要查閱、借出或要求出具審計檔案證明的，需要經(jīng)審計處負責人批準，并辦理登記手續(xù)。
    第十五條  審計檔案的銷毀，由審計處根據(jù)保管期限提出銷毀意見，與醫(yī)院檔案部門共同鑒定和清點核對，編制造內(nèi)審檔案銷毀清冊，經(jīng)審計處負責人審核、醫(yī)院主管領導批準后銷毀。銷毀時，審計處派人監(jiān)銷并在銷毀清冊上簽名或蓋章。審計檔案銷毀清單（冊）要永久保存。
    第十六條  本制度由審計處負責解釋。
    第十七條  本制度自發(fā)布之日起實施。
 
 
 
                                                                   2012-09-12